1. Retrouver la date de fin du contrat
La date de fin figure dans les conditions particulières du contrat de fourniture, pas sur la facture mensuelle. Si le contrat n'est pas retrouvé, le syndic peut le demander au fournisseur, qui reste tenu de communiquer les conditions applicables au site.
Notez la date de fin séparément pour le gaz et pour l'électricité : les deux contrats sont rarement alignés, même lorsqu'ils sont chez le même fournisseur.
2. Identifier le préavis
Le préavis est la période pendant laquelle une décision doit être notifiée avant l'échéance. Il est fixé par le contrat. Un contrat collectif conclu pour les besoins de la copropriété est généralement un contrat professionnel : ses délais et ses conséquences ne se déduisent pas des règles applicables aux contrats individuels résidentiels.
Vérifiez également la clause de reconduction : certaines offres se reconduisent automatiquement, d'autres basculent vers un prix par défaut à l'échéance.
3. Rassembler les documents utiles
- Conditions particulières du contrat en cours (gaz et électricité).
- Douze derniers mois de factures, ou le récapitulatif annuel de consommation.
- Consommation annuelle avec son unité exacte : kWh/an ou MWh/an (un facteur 1 000 les sépare).
- Puissance souscrite et option tarifaire pour l'électricité.
- Budget voté et réalisé pour le poste énergie, en précisant HT ou TTC.
- Offre de renouvellement reçue, avec sa date limite de validité.
4. Caler la démarche sur le calendrier de la copropriété
Une décision sur un contrat de fourniture s'inscrit dans le fonctionnement de la copropriété : préparation par le syndic, avis du conseil syndical, et selon les cas inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. La répartition exacte des rôles dépend du contrat de syndic, du règlement de copropriété et des textes applicables. Ce point se vérifie au cas par cas avec le syndic, ou dans une source officielle à jour, plutôt que par une règle générale.
5. Anticiper plutôt que subir l'échéance
Les offres chiffrées ont une durée de validité courte, souvent liée aux conditions de marché du jour. Préparer les données en amont permet d'examiner une offre pendant qu'elle est encore valable, plutôt que de découvrir l'échéance après coup.
Et ensuite
Une fois ces éléments réunis, la comparaison peut commencer : comparer des offres de gaz et d'électricité. Si un changement est envisagé, vérifiez d'abord les conditions de sortie.
Pour le contexte propre à chaque énergie : gaz du chauffage collectif et électricité des parties communes.